I hromadné propouštění můžete zvládnout s grácií

Snižování počtů zaměstanců můžete udělat z pohledu českého práva správně, a přitom si reputačně ublížit. Ale i hromadné propouštění se dá odkomunikovat tak, aby napáchalo co nejméně škod.

Celý text i včetně všech Petrových právních pohledů najdete na Czechcrunchi

Technologický trh se významně proměňuje. Tučná léta, kdy investoři startupům i scaleupům takřka vnucovali peníze jsou dávno pryč. A i když se změny, které zasáhnou americké technologické firmy a s nimi celý startupový svět, u nás propisují s drobným zpožděním, jejich dopady se dříve či později dotknou i tuzemských firem. A neznamená to jen, že nebudou vznikat projekty, které jsou už předem odsouzené k zániku. Ale i stabilní a dlouhodobě profitabilní velké firmy si budou mnohem bedlivěji hlídat své náklady. Snažit se zefektivnit své procesy, restrukturalizovat. 

Český průmysl, a to i ten neotřesitelný automobilový, se chystá na hromadná propouštění. A bylo by bláhové si myslet, že se tyhle ekonomické trendy nepropíší i do softwarových (v mém jazyku technologických) firem. V tíživé ekonomické situaci, nebo jako její prevence, jsou hromadná propouštění, kdy se rozloučíte s významným procentem zaměstnanců vlastně relativně běžná. Přesto si mnohé firmy nedávají pozor na to, co nešikovnou komunikací či provedením tohoto hromadného loučení se se zaměstnanci způsobí. Nedělejte chyby, které vaši značku i dlouhodobě budovanou reputaci zaměstnavatele poškodí! Těchto několik tipů vám pomůže.

Propouštění má dlouhodobý dopad dovnitř vaší firmy

I když byste si to možná moc přáli, hromadná propouštění nejsou jako dobře přilepená náplast. Nejdou rychle, šetrně a bezbolestně strhnout, a maximálně nechat drobnou bolest rychle odeznít. Spíš by se daly přirovnat k tejpám. Tu si prosím nikdy nezkoušejte rychle strhnout! Spolu s tejpou byste strhli i kůži. Zkrátka první, co si musíte uvědomit je, že i když vše uděláte formálně jak nesprávněji jen můžete, k „normálnímu“ chodu se vaše firma nevrátí ani za den, ani za týden, ani za měsíc po propouštění. 

Studie, kterou publikovali Didier Elzinga a Amy Lavoie v Harvard Business Review, ukázala, že trvá minimálně šest měsíců, než se některé měřitelné aspekty angažovanosti zaměstnanců a jejich vztahu k vaší firmě přestanou propadat. Jejich výzkum na více než 146 společnostech, které propouštěly významné množství zaměstnanců mezi březnem 2020 a listopadem 2022, dokonce ukazuje, že na původní hodnoty se nevrátil žádný z měřených aspektů angažovanosti. Těmi myslíme chuť doporučovat společnost jako zaměstnavatele, nebo hrdost na svého zaměstnavatele, motivaci či dlouhodobý závazek vůči firmě. Dva posledně zmíněné aspekty dokonce nezačaly stoupat ani dva roky od propouštění. Jen se tempo jejich propadu v čase zpomalilo. Data dokonce naznačují, že čím angažovanější zaměstnance jste měli před hromadným propouštěním, tím větší propad jejich loajality můžete čekat po něm. 

Tyto údaje ale neznamenají, že se raději nemáte věnovat tomu, aby vaši zaměstnanci byli v práci spokojení a k vám loajální. Angažovaní lidé jsou výkonnější a produktivnější, o tom není debat. Zmíněná data jsou spíš varováním. Varováním, jak rychle může jedno finanční rozhodnutí zhatit roky budovanou důvěru vašich lidí. Ukazují na jinak nevyčíslené náklady, které s sebou hromadné propouštění nese. Jsou mementem otřepaného dvakrát měř a jednou řež.

Co zákon neukládá, ale hodně vám pomůže

Udělat vše správně dle našeho právního řádu je základ. Nutná hygiena. Ale i samotné provedení a komunikace tohoto velkého zásahu do chodu firmy a životů vašich zaměstnanců může buď působit jako další časovaná bomba, a nebo pomoci o chlup rychleji zpět získávat důvěru těch, kdo zůstávají i všech, kdo na vaše kroky koukají jen zvenku. Nenechte se mýlit. To, jak se vypořádáte s propuštěním svých lidí nikdy nezůstane jen u vás ve firmě. Všichni, kdo od vás odešli si s sebou dál nesou tuhle zkušenost s vámi jako zaměstanvatelem. Je jen na vás, jak o vás budou mluvit. Jejich rodiny a kamarádi uslyší jen zkratky. A aby se tyhle příběhy dostaly k vašim dodavatelům, partnerů, nebo zákazníkům, k tomu už je jen krůček. Tohle byste měli nahlas opakovat, kdybyste potřebovali důvody pro vaše přísné CFOs či investory, abyste mohli investovat čas do dobré komunikace i peníze do férových podmínek. Než se k plánování propouštění pustíte, budete si muset poradit s několika rébusy.

Rébus první: Oznámit, že budeme oznamovat či rovnou oznámit?

Tohle je asi to nejtěžší rozhodnutí, které čeká každého zaměstnavatele, který se rozhodne hromadně propouštět. První otázky, které vás v takový okamžik napadnou asi budou: Jak zajistit, aby se všichni tuhle zprávu dozvěděli ideálně v jeden okamžik? Jak nenechávat lidi zbytečně dlouho v nevědomosti, koho se propouštění týká a kdo zůstává?

V naší době instantní a elektronické komunikace vás může napadnout, že nejlepší bude použít kombinaci online nástrojů. Všem pošlu e-mail napíšu na firemní Teamsy, Slack, nebo jiný náš komunikační nástroj, že mají přijít do práce či na online call všichni v jeden čas a pak hromadně rozešlu načasované e-mailové pozvánky na výstupní pohovor těm, kterých se to týká. Logistika příprav takovéto akce zabere čas, ale není to žádná věda.

Co je věda, je to, jak takové oznámení a e-maily napsat. Poučky z krizové komunikace se dají v tomhle případě aplikovat jen některé. Na první místo si dejte lidskost a empatii. Bez těch se neobejdete. Petr promine, ale právnický newspeak do těchto oznámení nepatří. Vyhnout byste se měli i pasivům či příkazům (i těm, za které připojíte prosím). I když i tady platí, že čím kratší a srozumitelnější věty budete v oznámení používat, tím lépe, nikdy tohle pravidlo nepoužívejte na úkor vysvětlování a kontextu, proč k propouštění dochází. Jakmile lidé slyší lidskost, tedy emoce a empatii, jsou pak ochotnější slyšet i důvody. Nebuďte u nich ale ani příliš faktičtí. O hodinovou přednášku vývoje fiskální politiky v takový okamžik vaši kolegové nestojí. Dbejte spíš na srozumitelnost. Vysvětlovat lidskou řečí, stručně a jasně a být upřímní při výčtu důvodů, které vás k rozhodnutí vedly. Tohle z vás udělá v očích těch, kdo vás poslouchají, důvěryhodnější osobu a lépe pak dané sdělení přijmou.

Krásný příklad toho, jak to pak v praxi může vypadat je oznámení, které dělal Daniel Ek, CEO Spotify na začátku roku 2023. Proč toto oznámení komunikačně dobře funguje? Ek za rozhodnutí bere zodpovědnost. Uznává to, že dopady na zaměstnance nebudou lehké. Veřejně se zavazuje k tomu, jak se Spotify zachová ke všem, kdo odchází. Je stručný a přitom jeho oznámení nevyvolává množství otázek, které jsou v podobné situaci snadno předvídatelné. A taky propouštění zasazuje do celého kontextu změn ve firmě a výhledu na nadcházející rok. Tenhle komunikační koktejl je dobře namíchaný a nenechává prostor pro zbytečné dohady. Navíc Ek neříká, že něco bude oznamovat. Rovnou změny oznamuje i včetně toho, že se lidé brzy dozví, kdo má čekat 1-1 exit rozhovory.

Rébus druhý: Co udělat pro ty, kdo odcházejí?

Zatímco plánování hromadného propouštění může vašemu HR oddělení a boardu zabrat měsíce, “vypnout” zaměstnance, tedy mu vzít zařízení a přístupy do interních systémů, můžete takřka okamžitě. Když takto vypnete najednou velké množství lidí, můžete nejen všem způsobit velký šok, ale i si zadělat na problémy, pokud se zbavujete lidí s know-how, o kterém manažeři neměli tušení.

Takže i když vám nejeden právník a bezpečnostní technik doporučí propuštěné okamžitě odpojit a co nejrychleji se s nimi rozloučit, zvažte, zda to je pro vás opravdu ten nejlepší možný přístup. A opět nezvažujte jen okamžité hrozby, ale i dlouhodobý dopad. Osobně mám radost, že stále více firem volí jiný přístup. Myslím si, že dát lidem více času například na to, aby mohli předat svoji práci, nebo mít přístup k systémům, v nichž nejsou uloženy citlivé informace, může přinést ovoce. 

K nezaplacení je také čas na rozloučení se s kolegy, a to nejen pro ty kdo odcházejí. Dostat čas a prostor na zpracování takhle těžké novinky a uzavření jedné pracovní epizody, je krásný vstup do nové firemní etapy. Ukazuje těm, kdo odchází, že nejsou a nikdy nebyli vnímání jako stroje. A těm, co zůstávají vysílají vlastně stejnou zprávu. Jinými slovy, rozloučit se dá i s grácií a je dobré na tenhle krok při plánování procesu hromadných odchodů nezapomínat. Lidé potřebují čas. Mnoho z nich práci považuje za kus své identity.

Opouštějí nejen zaměstnání, ale i své kolegy, se kterými pracovali po boku - virtuálně nebo doslova - po celá léta. A jejich (minimálně ta digitální) stopa zůstává v online artefaktech vaší firmy i po jejich odchodu. Třeba jako jejich jméno na Slacku, vedle úkolů v Asaně, či ticketů v Jiře. Proto jakýkoliv hezký způsob, kterým umožníte být odcházejícím kolegům nablízku těm, kteří ve firmě zůstávají, stojí minimálně za zvážení. Jsou firmy, co si vytváří různě chatovací skupiny, nebo mají komunikační kanály a příležitosti pro setkání všech i již bývalých zaměstnanců. Jiné pořádají rozlučkovou “party” spojenou s poděkováním těm, kdo odchází za jejich roky ve firmě i jako prostor se lidsky rozloučit s kolegy. Inspirace se dá najít mnoho, stačí mít oči otevřené.

Rébus třetí: Co udělat pro ty, kdo zůstávají?

Přáním každého zaměstnavatele, majitele firmy či investora je, aby se co nejdříve jeho firma zase vrátila k normálnímu fungování. Dělat ale, že k hromadnému propouštění nedošlo a že vše je business as usual hned, jak proběhne oznámení a odchody lidí, se může šeredně nevyplatit. Co tenhle přístup řekne o vás a vaši firemní kultuře těm, kdo zůstali? Uvěří ještě někdy, že jsou pro vás lidé na prvním místě? Těžko. Navíc i ty, kdo zůstávají, odchody kolegů zasáhnou. Přijdou o kamarády, sparing partnery na párové programování, či kreativní brainstormingy. A hlavně si budou muset jinak uspořádat práci, přerozdělit úkoly v týmech, nebo přeskládat celé týmy. A nic z toho není práce na 15 minut. Proto nespěchejte. Mluvte o tom, že s tímhle obdobím počítáte. Vymezte jak dlouhé má asi být a jakou podporu během něj vaši kolegové dostanou. 

A když jsme u podpory. Obzvlášť pokud máte mezi team leady, nebo i v managementu, méně ostřílené manažery, nebo ty, kdo zatím podobnou zkušeností neprošli, nezapomeňte s péčí a podporou ani na ně. Oni jsou a budou v první linii otázek. Oni se svým týmům zodpovídají. Oni jsou tím nejbližším morálním kompasem, který mají vaši zaměstnanci bezprostředně na očích. Nenechat je v komunikaci po propouštění velkého množství lidí plavat, vám může výrazně pomoci.

Je na místě jim nabídnout pomocnou ruku pro složité konverzace s kolegy. Nachystat pro ně nějaký základní Q&A dokument, kam můžou sáhnout, když nebudou vědět, jak odpovědět na otázky kolegů ve svých týmech. To je úplný základ. Pokud máte i inspirativní zdroje, kde mohou načerpat nějaké nápady na to, jak v podobných situacích mají manažeři reagovat, rozhodně na ně upozorněte. Připomeňte taky, jaké všechny zdroje a benefity v dané situaci mohou oni i jejich kolegové využít. Nabízí zaměstnavatel nějakou formu psychologické pomoci? Máte doporučení, čemu se věnovat v nadcházejících dnech? Můžete si i vy sami zrušit všechny meetingy na zbytek týdne a být svým manažerům, teamledům a lidem k dispozici, pokud mají otázky, nebo potřebuji váš čas? Zkrátka nenechte v tom své manažery samotné. Když jim pomůžete situaci zvládnout, oni se zase postarají, že lidé v jejich týmech ocení transparentnost a pomoc, kterou ani nečekali, ale rozhodně potřebují.

Kromě toho, že potřebujete ukázat, že vám na lidech záleží, potřebujete i zmírnit nejistotu těch, kdo zůstávají. V prvních dnech a týdnech po layoffech se vyplatí komunikovat hodně. Angličtina pro to má termín overcommunicate. A to na první dny doporučuju. Neznamená to lhát, nebo si vymýšlet. Buďte ale realisté, neslibujte, co nemůžete splnit. Ale ani netlačte lidi hned do výkonu - málokdo má lepší výsledky a vyšší delivery, když prochází složitou změnou. Specifikujte nutné minimum, které zajistí chod týmů a firmy na další týden a pracovní tempo a povinnosti novým týmům navyšujte postupně.

Až budete plánovat nějaké další hromadné propouštění, nezapomeňte na lidskost. I když většinou propouštěním řešíte nějakou nákladovou otázku, vězte, že propouštění není ta nejsnazší ani nejrychlejší cesta, jak ušetřit. Ale když už se pro ni rozhodnete, myslete víc na lidi než na onen finanční dopad.
Z dlouhodobého hlediska se vám to mnohem víc vyplatí!